Procedure melding Ongewenst gedrag

1. Mondelinge melding

Als een melder slechts (of eerst) alleen advies wil inwinnen over een voorval of een reeks van (mogelijk) ongewenste gedragingen, dan kan contact worden gezocht met de trainer. Zo nodig kan een afspraak worden gemaakt met de beklaagde. Zo nodig kan na verloop van tijd een afspraak worden gemaakt om te bespreken of de situatie naar wens kon worden opgelost. Indien noodzakelijk kan de secretaris het advies geven een schriftelijke melding te doen. Als getwijfeld wordt aan de onafhankelijkheid van de secretaris, bijvoorbeeld vanwege directe betrokkenheid, dan zal door het bestuur in overleg besloten worden dat er onafhankelijke behandelaar wordt aangewezen. Dit kan een vertrouwenspersoon zijn.

De behandelaar zal alle informatie die hij heeft verkregen (behalve voor de direct betrokkenen) strikt geheim houden en niet aan derden ter beschikking stellen, behoudens voor zover die informatie aan derden bekend moet worden gemaakt uit hoofde van dit protocol, een gerechtelijke uitspraak of een wettelijke verplichting. Een behandelaar is er voor klager én beklaagde. Beiden moeten hun verhaal kwijt kunnen zonder de angst te hebben dat dit bij een mogelijk verder onderzoek tegen hen kan worden gebruikt.

2. Schriftelijke melding

Een lid of ouder/begeleider van een lid die meent slachtoffer of getuige te zijn van ongewenst gedrag kan hiervan schriftelijk melding maken. De schriftelijke melding wordt gericht aan het bestuur, via het e-mailadres ongewenstgedrag@rchawks.nl. De e-mail moet een beschrijving van het gedrag, het tijdstip, plaats en aard van het incident bevatten.

3. Procedure vanaf een schriftelijke melding

De schriftelijke melding wordt door de behandelaar in behandeling genomen, hij of zij kan worden ondersteund door het bestuur.

Stap 1. De activiteiten van de behandelaar in dit kader worden per casus vastgelegd in een logboek. De melding en de correspondentie wordt bewaard in een afgeschermd deel van het verenigingsarchief en is uitsluitend ter inzage voor de secretaris en het bestuur.

Stap 2. De behandelaar zal na de melding contact opnemen met het vermeende slachtoffer. Indien het slachtoffer minderjarig is, voert de behandelaar het gesprek altijd met medeweten van of in het bijzijn van ten minste één van de ouders/wettelijke vertegenwoordigers, tenzij deze zelf beklaagde is.

Stap 3. De behandelaar zal het slachtoffer en/of diens ouders/wettelijke vertegenwoordigers, indien gewenst, voorzien van adresgegevens van mogelijk te consulteren instellingen. De behandelaar zal zo nodig de aanbeveling doen om aangifte te doen bij de politie. De behandelaar kan er voor kiezen om in overleg met het bestuur een Vertrouwenspersoon in te schakelen.

Stap 4. De behandelaar maakt aantekeningen van het gesprek en laat deze verifiëren en zo nodig aanvullen door het slachtoffer en, indien minderjarig, ook door een ouder/wettelijke vertegenwoordiger. Doel hiervan is misverstanden te voorkomen en eventuele afspraken vast te leggen. De behandelaar informeert de beklaagde over de melding en vraagt hem/haar hierop te reageren. Indien wenselijk voert de behandelaar na de melding een nader gesprek met de beklaagde. Indien de beklaagde minderjarig is vindt het gesprek plaats samen met één van de ouders/wettelijke vertegenwoordigers van de beklaagde.

Stap 5. De behandelaar bespreekt met de beklaagde de stappen die mogelijk kunnen worden ondernomen.

Stap 6. De behandelaar maakt aantekeningen van het gesprek en laat deze verifiëren en zo nodig aanvullen door de beklaagde en, indien minderjarig, ook door een ouder/wettelijke vertegenwoordiger. Doel hiervan is misverstanden te voorkomen en mogelijke afspraken vast te leggen.

Stap 7. Informatie over een casus wordt gedurende de adviesfase bewaard in het archief van de behandelaar en is uitsluitend ter inzage voor leden van het bestuur.

Stap 8. Op basis van de verzamelde informatie brengt de behandelaar een advies uit aan het bestuur, waarbij alle documentatie door de behandelaar aan de secretaris van het bestuur wordt overgedragen.

Stap 9. De behandelaar zal de documentatie evenals alle informatie die hij heeft verkregen (behalve voor de direct betrokkenen) strikt geheim houden en niet aan derden ter beschikking stellen, behoudens voor zover die documentatie en informatie aan derden bekend moet worden gemaakt uit hoofde van dit protocol, een gerechtelijke uitspraak of een wettelijke verplichting.

Stap 10. Indien externe communicatie gewenst of gevraagd wordt, zal deze worden verzorgd door een lid van het bestuur.

Besluitvorming

Besluitvorming vindt plaats door het bestuur op basis van het advies van de behandelaar, of op basis van een rechterlijke uitspraak.

Persoonsgegevens

Nadat het bestuur een besluit heeft genomen, zal het bestuur alle documentatie onderbrengen in een voor derden ontoegankelijk archief. Dit gebeurt uitsluitend door het bestuur of een daartoe door het bestuur gemandateerde persoon. Het doel van deze verwerking is het beschikbaar blijven van de gegevens, zodat kan worden voorkomen dat een mogelijke schuldige zich gedurende de periode dat hij van het lidmaatschap mocht zijn uitgesloten, opnieuw als lid wordt geaccepteerd.

4. Inzet vertrouwenspersoon bij Ongewenst Gedrag

Mocht er geen afdoende oplossing worden gevonden, dan kan in overleg met de betrokkenen een vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. Een vertrouwenspersoon kan onafhankelijk van persoonlijke of verenigingsbelangen optreden en diens deskundigheid kan betrokkenen adviseren om de juiste stappen te nemen. Een vertrouwenspersoon is met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid bevoegd de beklaagde of andere betrokkenen te horen en informatie in te winnen. De secretaris is verantwoordelijk voor:

  • zorgen voor een adequate opvang van degene die klachten heeft over ongewenst gedrag;
  • zorgen voor vertrouwelijke behandeling van gegevens;
  • terzijde staan van de klager bij het indienen van een formele klacht.

De secretaris behandelt eventuele (schriftelijke) meldingen van ongewenst gedrag op een zorgvuldige en zo mogelijk onafhankelijk wijze. Alleen het bestuur is bevoegd tot het nemen van maatregelen.

 

error: Content is protected !!